De meeste problemen met narrowcasting beginnen niet op de schermen zelf. Ze ontstaan op de achtergrond, wanneer te veel mensen toegang hebben tot hetzelfde CMS en niemand precies weet wie wat live heeft gezet. Een verkeerd logo op een lobbyscherm, een verouderde promotie die drie dagen blijft draaien, een vergaderzaal die de cijfers van vorig kwartaal toont net wanneer er een klant binnenkomt. Dat soort kleine missers gebeurt vaker dan teams toegeven, en de oorzaak is bijna altijd dezelfde: iedereen die in het CMS werkt heeft precies hetzelfde toegangsniveau.
Uit onderzoek naar interne communicatie blijkt dat ongeveer 60% van de inspanningen rond interne communicatie niet het gewenste effect heeft. Een groot deel van de oorzaak ligt bij onduidelijke verantwoordelijkheden en het ontbreken van een goedkeuringsproces. Wanneer uw narrowcasting software een marketingmanager en een stagiair op precies dezelfde manier behandelt, blijft er weinig keuze over. Of u zet alles op slot (traag), of u zet alles open (riskant). Geen van beide werkt voor een organisatie die schermen draait over meerdere afdelingen, locaties of landen.
Precies dat lossen wij op met de nieuwste Castit update. Wij hebben rollen met verschillende machtigingen en een werkwijze met concepten en publiceren toegevoegd binnen het Castit CMS. Zo kunnen teams taken verdelen, beschermen wat live gaat en toch het tempo erin houden.
Wat is er nieuw in Castit: een kort overzicht
Castit ondersteunt nu drie soorten gebruikers, elk met een duidelijk afgebakend toegangsniveau:
- Admin. Beheert het account. Ziet alles binnen alle afdelingen, beheert gebruikers en kan altijd direct content publiceren naar de schermen.
- Lid. Werkt binnen de toegewezen afdeling. Kan de schermen bewerken waarvoor deze persoon verantwoordelijk is, maar wijzigingen worden opgeslagen als concepten die nog goedgekeurd moeten worden.
- Lid met publicatierechten (Moderator). Heeft dezelfde reikwijdte als een gewoon lid, maar wijzigingen gaan direct live. Dit stelt u in via een eenvoudig moderator vinkje in de gebruikersinstellingen.
Naast deze rollen kunnen admins nu ook schermen indelen in afdelingen en de werkwijze met concepten en publiceren inschakelen voor de hele organisatie. Beide opties zijn optioneel en kunnen aan of uit gezet worden, afhankelijk van hoe uw team werkt.
Waar u dit vindt: Machtigingen en workflow
Alles rondom de nieuwe rechtenstructuur staat in Instellingen in het linkermenu, onder het tabblad Machtigingen en workflow. Hier bepaalt de admin hoe de organisatie binnen het CMS werkt.
Er zijn twee hoofdinstellingen, die los van elkaar werken.
Schermen ordenen in afdelingen
Met de eerste schakelaar groepeert u schermen per team, locatie of functie. Zodra deze aan staat, zien leden alleen de schermen die horen bij de afdelingen waar ze deel van uitmaken. Admins en moderators blijven alle schermen op het hele account zien, met een klein afdelingslabel op elk scherm zodat u in één oogopslag weet waar wat hoort.
Wanneer u afdelingen voor het eerst inschakelt, worden al uw bestaande schermen automatisch onder een standaardafdeling geplaatst. Vanaf daar kunt u die hernoemen, nieuwe afdelingen aanmaken en schermen en leden toewijzen op de manier die past bij uw organisatie. Een retailbedrijf kan indelen per regio. Een kantoorpand per verdieping of functie: HR, marketing, receptie, vergaderzalen. Een school per gebouw.
Zet u de schakelaar later weer uit, dan worden alle schermen opnieuw zichtbaar voor iedereen. De afdelingen zijn dan verborgen, maar niet verwijderd. U kunt ze op elk moment weer aanzetten zonder uw structuur te verliezen.
Goedkeuring vereist voordat wijzigingen live gaan
De tweede schakelaar activeert de werkwijze met concepten en publiceren. Wanneer deze aan staat, slaan leden zonder publicatierechten hun werk op als concept in plaats van wijzigingen direct door te zetten naar de players. De schermen blijven tonen wat op dat moment live is, totdat iemand met publicatierechten het concept opent, controleert en het vervolgens publiceert of verwijdert.
Admins bepalen wie publicatierechten heeft via het tabblad Leden, met een eenvoudige ja of nee schakelaar. Zo kan een junior collega de dagelijkse content updates voorbereiden, terwijl een ervaren collega snel een laatste check doet voordat er iets op het narrowcasting scherm verschijnt.
Wanneer u deze optie uitzet, gaat elke wijziging direct live en worden eventuele openstaande concepten verwijderd, met een waarschuwing vooraf.
Gebruikers en leden beheren in Castit
Het beheer van gebruikers heeft een eigen plek gekregen. In het linkermenu, onder Instellingen, vindt u nu een nieuwe Account sectie met drie onderdelen: Account (algemene informatie over uw account, verplaatst vanuit Instellingen), Leden en Afdelingen. Op het tabblad Leden ziet en beheert u wie er binnen uw account werkt.
Per gebruiker ziet u de naam, het e-mailadres, de rol, de afdelingen waartoe deze persoon behoort, of er gepubliceerd mag worden, wanneer de gebruiker is aangemaakt en wanneer deze voor het laatst actief was. De "kan publiceren" schakelaar staat direct in de rij, dus iemand promoveren van lid naar moderator gaat met één klik. De edit en delete knoppen aan het eind van elke rij zorgen voor snelle aanpassingen.
Wilt u een nieuwe gebruiker toevoegen, dan klikt u op Nieuwe gebruiker toevoegen onder de lijst. U vult de voornaam en achternaam in, het e-mailadres, vinkt het moderator vakje aan als de gebruiker publicatierechten moet krijgen en slaat op. De toegang is direct geregeld.
Het tabblad Afdelingen
Binnen diezelfde Account sectie in het linkermenu vindt u ook het tabblad Afdelingen. Hier verfijnt u de structuur zodra de afdelingen aan staan.
Standaard valt elk scherm onder de standaardafdeling. Vanuit het tabblad Afdelingen ziet u elke afdeling met de naam, het aantal schermen en het aantal leden dat eraan is toegewezen. Met de edit en delete knoppen ernaast past u snel iets aan.
Klikt u op een specifieke afdeling, dan opent een menu met twee tabbladen:
- Leden toewijzen. Een lijst met alle leden in uw account. U selecteert wie bij deze afdeling hoort en bepaalt per persoon of er gepubliceerd mag worden. Slaat u de wijzigingen op, dan staat alles direct goed.
- Schermen. Een lijst met alle schermen, waarbij u aangeeft welke schermen bij deze afdeling horen.
Belangrijk om te weten: een scherm kan op een bepaald moment slechts in één afdeling zitten. Zo blijft duidelijk wie ergens verantwoordelijk voor is en voorkomt u situaties waarin twee teams denken dat ze allebei over hetzelfde narrowcasting scherm gaan.
Wat er verandert in de sectie Schermen
In de sectie Schermen in het linkermenu krijgen uw schermen er een paar nieuwe visuele aanduidingen bij, naast de bekende tags en de online en offline status.
De eerste is het afdelingslabel, dat aangeeft bij welke afdeling het scherm hoort. De tweede is een conceptlabel, dat verschijnt zodra een scherm openstaande wijzigingen heeft die nog beoordeeld moeten worden. Met deze twee labels ziet u in een lange lijst meteen waar iets staat en wat aandacht nodig heeft.
Klikt u op een scherm met openstaande wijzigingen, dan ziet u een duidelijke melding dat er nog niet gepubliceerde wijzigingen zijn, met daarbij twee knoppen: Publish en Discard draft. Geen gezoek, geen twijfel of uw aanpassing nu wel of niet doorgekomen is.
Waarom dit belangrijk is voor narrowcasting teams
Hoe groter een organisatie wordt, hoe ingewikkelder het beheer van narrowcasting content wordt. Een groeiend bedrijf begint vaak met één persoon die alle schermen beheert, maar binnen een jaar zijn er marketingcampagnes die live moeten, HR berichten voor medewerkers, een receptie die bezoekersschermen aanstuurt en lokale managers die in verschillende kantoren hun eigen content draaien. Zonder een goede rechtenstructuur is elke wijziging een mogelijke fout.
Dit is wat de nieuwe opzet u oplevert:
- Helder eigenaarschap. Leden richten zich op de schermen die er voor hen toe doen. Geen ruis, geen rommel, geen risico om per ongeluk een scherm in een ander kantoor aan te passen.
- Een vangnet voor live content. Met de werkwijze van concepten en publiceren komt er niets op een scherm zonder dat iemand met de juiste bevoegdheid groen licht heeft gegeven. Typefouten, rare lay-outs en verouderde informatie worden eruit gehaald voordat uw publiek ze ziet.
- Snelheid zonder chaos. Vertrouwde teamleden houden hun directe publicatierechten, dus urgente updates blijven niet hangen in een goedkeuringsstroom. De werkwijze schaalt mee met de mate van controle die u echt nodig heeft.
- Duidelijke verantwoordelijkheid. Gaat er toch iets mis, dan weet u wie de wijziging heeft gedaan en wie deze heeft goedgekeurd. Dat soort overzicht is goud waard wanneer u een narrowcasting systeem over meerdere locaties beheert.
- Ruimte om te groeien. Of u nu vijf schermen heeft of vijfhonderd, dezelfde structuur werkt. U begint eenvoudig en breidt afdelingen en goedkeuringsstappen uit naarmate uw team groeit.
Bij organisaties die werken met cloudgebaseerde narrowcasting ontbreekt zo'n structuur vaak, of is hij alleen beschikbaar in de duurdere enterprise pakketten. Wij hebben hem direct in Castit ingebouwd, omdat wij vinden dat elk team dat schermen beheert, groot of klein, een CMS verdient dat aansluit op hoe organisaties écht werken.
Probeer het in uw eigen Castit account
Gebruikt u Castit al, dan zijn de nieuwe rechtenstructuur en de werkwijze met concepten meteen beschikbaar. Open het CMS, ga naar Instellingen en bekijk het tabblad Machtigingen en workflow. U kunt de opties aanzetten wanneer uw team eraan toe is en weer uitschakelen als u van gedachten verandert.
Bent u nog niet bekend met Castit en zoekt u een narrowcasting platform dat zonder gedoe overweg kan met meerdere gebruikers en locaties, dan helpen wij u graag op weg. Plan een demo of neem contact op, dan laten wij zien hoe deze nieuwe opzet werkt voor uw situatie.